« Une sécurité juridique »
Hélène Nogueira, responsable du pôle gestion des Marchés ( au sein de la Direction des Affaires Juridiques et des Marchés) de Paris Habitat OPH, principal bailleur social en Ile de France..
Quelle était votre méthode de récupération et vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?
Avant le déploiement de la plateforme e-Attestations, nous collections les attestations et documents sur support papier, par voie postale.
Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de méthode ?
Avant la mise en place de e-Attestations, il nous manquait un outil centralisé de collecte de ces documents, permettant une information globale et fiable sur la situation de l’ensemble de nos fournisseurs (sécurité juridique). Il était également important de mettre en place une assistance aux Directions opérationnelles pour suivre et relancer les fournisseurs dont les documents ne sont pas ou plus à jour (facilité de gestion administrative).
Quels étaient les défauts de la solution précédente ?
Chaque Direction opérationnelle étant en charge du processus d’exécution de leurs marchés, la méthode de collecte et de suivi du renouvellement de ces documents n’était pas uniforme sur l’ensemble de l’établissement. D’autre part, le délai d’acheminement de ces documents, quelquefois long (poste), retardait le processus de notification des marchés et d’agrément des sous-traitants. Autre défaut de la précédente méthode, la vérification de l’authenticité des documents était fastidieuse (vérification de l’authenticité des attestations par la plateforme e-attestations).
Enfin, et c’est un élément non négligeable, la place prise par les dossiers papier (stockage, archivage). Avec e-Attestations, nous disposons d’un archivage électronique dédié avec la possibilité de retrouver à tout moment les anciens documents de nos fournisseurs.
Comment avez vous connu e-Attestations ?
Lorsque la décision a été prise de dématérialiser et de rationnaliser le processus de collecte de ces documents, nous nous sommes tournés vers l’UGAP, dont e-Attestations est fournisseur sur ce type de besoin.
Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?
Plusieurs éléments ont déterminé notre choix.
Tout d’abord, le tableau de bord permettant de savoir rapidement quel est l’état de complétude de notre portefeuille de fournisseurs. Ensuite, l’authentification automatisée des documents émis par l’administration. La gratuité de la solution pour nos fournisseurs était également un point indispensable. Enfin, la possibilité de faire des extractions pour des campagnes de relance globales et ciblées sur les fournisseurs dont le dossier n’est pas à jour.
Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?
Une reprise de tous nos marchés en cours d’exécution a été réalisée en juin 2014, pour intégration dans la solution e-Attestations. Nous avons ensuite mis en œuvre, avec l’aide d’e-Attestations, une campagne d’invitation de nos fournisseurs à s’inscrire en ligne et à déposer leurs documents.
En parallèle, pour rendre l’utilisation de la solution pleinement opérante, nous avons mis en place une organisation interne visant à proscrire le plus souvent possible la réception des documents par voie papier. Depuis juillet 2014, tous les documents requis au stade de l’attribution d’un marché supérieur à 100 000 euros H.T. ont été collectés dans la solution sans exception. Depuis l’automne, la solution a été déployée au niveau des directions opérationnelles pour y suivre le renouvellement des documents au stade de l’exécution de tous les marchés (titulaires et sous-traitants). La solution a également été déployée pour y créer tout nouveau marché entre 3000 euros TTC et 100 000 euros HT et tout nouvel agrément d’un sous-traitant.
Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien? / Quels sont selon vous les avantages de la solution pour votre entités ?
Une sécurité juridique renforcée. La législation liée à la lutte contre le travail dissimulé est exigeante à l’égard des donneurs d’ordre et fastidieuse dans sa mise en œuvre quotidienne. En pratique, elle n’est pas toujours comprise par les opérationnels qui ne voient pas de valeur ajoutée à gérer ce qu’ils considèrent comme de la «paperasse». Le déploiement de la solution dans notre établissement a permis de refaire le point avec eux sur l’importance de la règle, les conséquences d’un manquement et les modalités pratiques de gestion qui en découlent.
e-Attestations permet une gestion administrative simplifiée :
- Création rapide d’un dossier, report automatique de quasiment tous les documents déposés par une même entreprise si cette dernière est déjà inscrite sur la plateforme, visibilité en un coup d’œil de l’état du dossier (complet/incomplet)
- Relance automatique des fournisseurs dont les documents ne sont pas déposés ou plus à jour
- Facilité de dépôt pour les fournisseurs (collecte des documents beaucoup plus rapide, surtout lorsque le fournisseur est déjà inscrit)
- Extractions permettant d’établir en très peu de temps des campagnes de relance régulières et ciblées sur l’ensemble du portefeuille de fournisseurs de l’établissement.
Avant la mise en place de e-Attestations, il nous manquait un outil centralisé de collecte de ces documents, permettant une information globale et fiable sur la situation de l’ensemble de nos fournisseurs.
Hélène Nogueira, Paris Habitat OPH
