« La sérénité par rapport à la loi »
Guillaume Defrain, directeur des Achats France chez Altran. Dans le cadre d’achats de prestations intellectuelles, il a été amené à avoir recours à e-Attestations.
Votre rôle chez Altran
Guillaume Defrain, Responsable Achats au sein de la Direction des Achats Groupe chez Altran. Je suis en charge principalement de la sous-traitance de prestations intellectuelles, de téléphonie, de cabinets d’avocats sur le marché Français, et à l’international, de la sous-traitance d’éditeurs de licences scientifiques.
La collecte des documents fournisseurs avant e-Attestations
Nous collections les documents des fournisseurs au moment de la contractualisation. Les fournisseurs envoyaient leurs documents à un Relais Achats (nous disposons d’une trentaine de relais achats déployés dans toute la France, qui reportent sur les prestations intellectuelles)
En revanche, une fois la contractualisation effectuée, le suivi et les relances passaient à la trappe faute de temps et de bande passante.
Vos motivations pour adopter la solution e-Attestations
La volonté d’être en conformité en tant que donneur d’ordre a motivé notre réflexion pour changer de méthode.
Ce fameux « trou dans la raquette » concernant le manque de suivi relatif aux mises à jour des documents fournisseurs. Nous nous exposions clairement à un risque en cas de contrôle. Nous avons travaillé avec le service qualité pour évoquer ces risques et trouver une solution.
Après avoir identifié e-Attestations comme solution pouvant répondre à nos risques en cas de contrôle, j’ai eu l’occasion de discuter longuement avec Emmanuel Poidevin, le fondateur, avec qui j’ai créé une vraie relation de confiance. Il a été à l’écoute de mes contraintes et mes besoins.
Les échanges avec les équipes d’e-Attestations
Les contacts humains que j’ai eu avec Emmanuel Poidevin et ses équipes m’ont convaincu. Que ce soit l’accueil, la prise de brief, la mise en place de l’outil ou le support, j’ai toujours eu affaire à des personnes agréables et professionnelles, aussi bien sur la partie commerciale que technique.
J’apprécie leur flexibilité et la possibilité de faire évoluer l’outil en fonction de nos besoins ou spécificités.
Ils ont pu s’adapter à mes contraintes, même si cela nécessitait des développements supplémentaires. J’ai notamment demandé à pouvoir collecter des documents non obligatoires au regard de la loi, telle que nos conditions générales d’achats, à signer chaque année.
J’ai également demandé d’ajouter un indicateur sur la dépendance économique de mes fournisseurs. Nous mettons un point d’honneur à ce sujet, nous ne souhaitons pas que les entreprises avec qui nous traitons soient économiquement dépendantes d’Altran. Cet indicateur me permet d’être d’autant plus vigilant.
Enfin, la qualité du support est remarquable. Les équipes sont disponibles, réactives et professionnelles. Très rapidement, ils sont en mesure de débloquer des situations complexes.
Je sais que je peux leur faire confiance et compter sur eux en cas de besoin. Après la mise en place de l’outil, il y a un vrai accompagnement.
La mise en place de la solution
En interne, cela a été très simple. La prise en main est très rapide (compter une petite heure de formation tout au plus). Des stagiaires ou intérimaires sont parfois amenés à utiliser l’outil, ils prennent leurs marques très vite !
Avec les fournisseurs, ce nouveau process a également été bien accepté ! Nous avons dû accompagner et aider quelques fournisseurs indépendants, qui n’étaient pas habitués à gérer cette partie administrative. Mais ils ont rapidement compris comment se connecter et déposer leurs documents.
Les avantages de la solution e-Attestations
La solution e-Attestations m’a apporté de la sérénité par rapport à la loi !
Lorsque nous sommes audités, je peux, en quelques clics, envoyer les documents nécessaires au déroulement de l’audit. Cela témoigne déjà un certain professionnalisme lors d’un contrôle.
Cette sérénité, je l’ai également grâce aux tableaux de bord et aux rapports hebdomadaires que je reçois directement dans ma boite mails. Les rapports sont très visuels, les graphiques permettent d’avoir une vue précise de la situation à l’instant T, et les relances à faire.
La solution m’a permis de gagner en réactivité et efficacité !
La solution est vraiment sur-mesure et flexible. Le gain est énorme : la tranquillité liée à la conformité !
J’apprécie aussi leur business modèle, le fait que ce soit les donneurs d’ordre qui paient l’abonnement, et non les fournisseurs. Leur approche est bonne.
Ce qui est appréciable également, c’est que la plateforme est directement connectée aux plateformes officielles des administrations. Au lieu de solliciter les fournisseurs, nous pouvons directement collecter les documents officiels à la source.
Une solution qui peut être adoptée par tout type d’entreprise
Je recommande au quotidien la solution en mettant en relation des entreprises qui sous-traitent avec e-Attestations.com
J’ai également convié Emmanuel Poidevin à une Convention Achats que j’ai organisée l’année dernière. Il a ainsi pu présenter l’outil à une cinquantaine de sous-traitants. Les retombées commerciales étaient positives, plusieurs acteurs présents l’ont contacté par la suite. J’en suis ravi !
De plus, à partir du moment où une entreprise sous-traite avec des dizaines d’entreprises, cette solution est forcément intéressante, c’est un gain de temps non négligeable.
La solution est vraiment sur-mesure et flexible. Le gain est énorme : la tranquillité liée à la conformité !
Guillaume Defrain, ALTRAN
