« Le suivi du dossier par e-Attestations »
Romain Letourneau, Responsable conformité et contrôle interne chez France Loire
Avant la dématérialisation des marchés publics, nous gérions un flux de papier à la fois lors des étapes de consultation et du suivi des marchés. Le suivi des documents obligatoires liés aux process marché (lutte contre le travail dissimulé) n’était pas totalement fiabilisé et la gestion de l’archivage nécessitait d’être mieux maîtrisée. Avec la mise en place de la dématérialisation, le respect de l’obligation réglementaire restait un enjeu tant en termes de risque réglementaire, qu’en terme d’axe d’amélioration opérationnel.
Le choix d’un outil capable de gérer et centraliser la collecte documentaire de nos fournisseurs
Au sein du Groupe Arcade, le choix d’e-Attestations s’est vite imposé. Un outil qui avait déjà fait ses preuves et constituait un réel axe d’optimisation avec les fournisseurs. Dans la pratique, nous avions besoin d’une solution pour apporter une réponse rapide à la gestion des documents avec un objectif de fiabilisation et simplification de nos process.
e-Attestations nous permet de collecter les documents, suivre la conformité de nos fournisseurs et d’automatiser cette tâche. Sans cette solution, le contrôle administratif de la conformité du candidat à un marché serait encore un process très chronophage. Nous avons donc gagné en sécurité avec un impact opérationnel très faible.
Une volonté très forte d’assurer la maîtrise du risque
Nous utilisons e-Attestations en SAAS. Le mise en place a été rapide et seuls quelques ajustements ont été nécessaires après le déploiement. e-Attestations a été à notre écoute pour exploiter au mieux l’outil dans le cadre de notre organisation et fonctionnement.
Ce qui rend e-Attestations unique: la culture de l’accompagnement et le service rendu au client.
La plateforme nous permet de contrôler régulièrement la conformité de nos fournisseurs. Avec un taux de conformité régulièrement à plus de 90% sur tous nos fournisseurs suivis dans le cadre du travail dissimulé, nous nous concentrons uniquement sur les fournisseurs nonconformes. e-Attestations nous permet de détecter rapidement les situations à risque et de procéder à des relances ciblées. Le process est beaucoup plus efficient.
La solution est pleinement exploitée dans le cadre des consultations et lors de commissions de suivi spécifiques en fonction des activités concernées. Nous collectons facilement des synthèses via l’outil (synthèse de la conformité documentaire) ce qui nous simplifie ainsi les modalités des consultations des marchés.
Les avantages pour nos fournisseurs
Un atout différenciant est le modèle économique d’e-Attestations.
Nos fournisseurs ont accès gratuit à la plateforme pour déposer en toute sécurité leurs documents. Le déploiement de la solution a été accepté plus rapidement auprès de nos fournisseurs, grâce à la mutualisation des documents. Il n’y a pas de redondance de demande documentaire. Une fois un document déposé, il sera mutualisé pour l’ensemble de ses différents donneurs d’ordre.
La collecte automatisée de certains documents, comme l’attestation de vigilance via la connexion aux bases de données publiques, est un autre avantage pour nos fournisseurs. Leur dossier contient un maximum d’informations et il est maintenu à jour plus facilement.
Une relation de confiance
Nous suivons aujourd’hui 650 fournisseurs, majoritairement des prestataires de travaux et de service, sur le travail dissimulé, la commande publique ainsi que sur des documents spécifiques liés à certains d’entre eux (attestation amiante …).
e-Attestations a la volonté de prendre en compte l’évolution du client. Les équipes sont à l’écoute de nos besoins et sont toujours force de proposition pour nous accompagner dans la gestion des risques de nos fournisseurs. Nous avons une chargée d’affaire dédiée, qui sait nous répondre à la fois sur des questions techniques et fonctionnelles de l’outil mais également sur nos interrogations d’ordre réglementaires et juridiques. Nous obtenons toujours une réponse complète et rapide. C’est un réel atout dans notre relation.
Pour résumer e-Attestations en une phrase
Spontanément : un outil gagnant / gagnant.
Tout le monde y gagne : le fournisseur, l’entreprise, et à la fois sur l’amont et sur l’aval.
Nous sommes passés de presque rien à une solution qui sécurise quasiment la totalité de nos obligations en matière de suivi des fournisseurs ainsi que notre maîtrise globale du risque; avec un impact opérationnel qui reste modéré.
Romain Letourneau, France Loire
