L’intégration de la solution e-Attestations à notre outil d’e-achat est un vrai plus
Véronique Jolly, responsable du Département Expertises Qualité Appui performance (DEQAP) cher GRDF, depuis 2011 et de Thierry Gahamanyi, responsable Achats- Appui au Management au sein de DEQAP en charge de la gouvernance et de la performance achats.
Quelles fonctions occupez-vous chez GRDF ?
Véronique Jolly, je suis Responsable du Département Expertises Qualité Appui Performance (DEQAP) chez GRDF. J’occupe cette fonction depuis 2011. Je suis notamment en charge des activités supports des acheteurs, des outils de pilotage, ainsi que des indicateurs de la rémunération fournisseurs.
Thierry Gahamanyi, je suis Responsable Achats – Appui au Management au sein de DEQAP en charge de la gouvernance et de la performance achats. J’occupe cette fonction depuis plus d’un an. Parmi mes attributions, je suis garant du pilotage des fournisseurs et donc du suivi de leur conformité administrative, juridique et fiscale.
Avant la mise en place de la solution e-Attestations en 2011, nous organisions des campagnes de collecte des documents auprès des fournisseurs, par emails ou papiers.
2 à 3 personnes (généralement des assistants et des qualiticiens) étaient en charge de cette mission fastidieuse, 1 à 2 fois par an.
Ils devaient dépouiller, puis numériser, et enfin, ranger les documents dans des boîtes d’archives. Cela mobilisait beaucoup de main d’œuvre, et c’était une activité chronophage qui pouvait durer plusieurs jours !
Les principaux documents étaient demandés aux fournisseurs lors des consultations. Mais la limite de ce système était surtout l’absence de veille et le suivi pour les mises à jour.
Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de solution ?
D’abord la charge de travail que cela impliquait et la complexité du process.
Aussi, à cette époque, la règlementation sur le travail dissimulé et l’obligation de vigilance pour les donneurs d’ordre a commencé à se renforcer. Nous nous devions d’améliorer notre process de mise en conformité fournisseurs.
A partir de là, nous avons commencé à nous intéresser aux outils existants sur le marché. A l’époque, c’est l’un de nos qualiticiens en charge de la collecte qui a trouvé la solution e-Attestations sur Internet. Il en a fait part aux équipes, et pour cette initiative, il a d’ailleurs reçu un prix lors d’un Challenge de l’Innovation que nous avions organisé en interne !
Nos taux de complétude s’améliorent au fil du temps grâce à la solution e-Attestations
En interne, la solution a été installée rapidement grâce à la mise en place de webservices entre e-Attestations et notre outil d’e-achat. Cela s’est fait très simplement et l’opération était complètement transparente pour les acheteurs, leur interface habituelle ne changeait pas !
Pour la partie externe, cela a pris un peu plus de temps. Il a fallu informer et aider les fournisseurs car cela était vraiment nouveau pour eux. Beaucoup de fournisseurs avaient du mal à comprendre pourquoi une plateforme tierce leur demandait des documents pour le compte de GRDF.
De 2011 à 2012, nous avons donc mis en place des campagnes de communication pour les aider et les accompagner dans ce nouveau process (accès à la plateforme, connexion, numérisation des documents etc.)
À ce jour, nous sommes satisfaits de notre taux de complétude de 80%. Il s’améliore au fil du temps grâce à la solution e-Attestations. Aussi, e-Attestations.com a gagné beaucoup d’autres clients dans le secteur de l’énergie. Cela a permis d’enrichir significativement la base fournisseurs et d’améliorer taux de remplissage. Le fait que cette solution soit commune à tous les donneurs d’ordre est un vrai avantage, cela facilite et mutualise la collecte des documents.
Désormais, l’usage d’e-Attestations est intégré dans nos process et connu en interne comme en externe. Tout est rodé, et nous bénéficions d’un suivi annuel avec les équipes d’e-Attestations.
La connexion à notre outil d’e-achat est un vrai plus
La connexion à notre outil d’e-achat est un vrai plus ! Grâce à la mise en place de ces webservices, e-Attestations est devenue une fonctionnalité intégrée à notre outil habituel. Pas besoin de se connecter à une deuxième plateforme, avoir des logins différents etc. Nous gérons tout au même endroit !
Aussi, nous sommes désormais reliés directement aux administrations. Nous sommes sûrs d’avoir des documents à jour et nous les collectons dès leur publication. Cela soulage également les fournisseurs. Ces derniers envoient moins de documents, puisqu’une partie est récupérée automatiquement auprès des administrations.
