« Un outil indispensable »
Catherine Bozonnet, secrétaire-assistante du Département Achats des Aéroports de Lyon et son expérience avec notre solution
Pouvez-vous brièvement vous présenter ?
Catherine BOZONNET, je suis secrétaire-assistante du Département Achats des Aéroports de Lyon depuis Juillet 2015.
Quelle était votre méthode de récupération / vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?
Pour tout fournisseur titulaire d’un contrat, nous réclamions les pièces administratives et fiscales par courrier lors de la notification et la reconduction du contrat. Nous procédions ensuite à la vérification de la validité des pièces et nous mettions à jour le compte du fournisseur dans notre progiciel PGI X3.
Aujourd’hui, avec l’arrivée de la Gestion Electronique des Documents, les documents sont scannés puis classés dans le dossier de chaque fournisseur concerné dans notre Intranet. Nous effectuons toujours une vérification des pièces avant de les scanner et les classer.
Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de solution ?
Cela fait suite à une réflexion commune entre plusieurs aéroports dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé. Nous avions besoin d’un support pour assurer un suivi rigoureux et régulier des fournisseurs. Plusieurs organismes ont été testés et c’est au final la solution e-Attestations qui a été choisie.
Quels étaient les défauts de la solution précédente ?
Nous devions procéder par plusieurs étapes fastidieuses : nous devions systématiquement envoyer un courrier aux fournisseurs pour leur demander leurs pièces administratives et fiscales à jour. Cela prenait énormément de temps.
Que manquait-il dans votre ancienne solution ? En quoi ne répondait-elle pas à vos attentes ?
Il nous manquait une vision globale du suivi des fournisseurs, des alertes pour les fournisseurs en difficultés, des relances automatiques.
Comment avez-vous connu e-Attestations ?
Une réflexion a été menée au sein de la Commission ALFA ACI Achats (Lyon, Nantes, Marseille, Nice, Bordeaux, Toulouse) pour trouver une solution plus simple et plus efficace pour assurer le suivi des fournisseurs dans le cadre de la lutte contre le travail illégal. C’est la solution e-Attestations qui a été choisie en 2013 pour assurer cette prestation, avec un échantillon de 200 fournisseurs pour Aéroports de Lyon. Depuis Janvier 2017, nous suivons 300 fournisseurs environ (uniquement ceux qui ont des contrats ou des commandes supérieures à 30 K€), avec suivi administratif et fiscal (URSSAF, attestation fiscale et assurances, liste salariés étrangers employés). À noter que nous appliquons toujours « l’ancienne méthode » pour les fournisseurs non suivis par e-Attestations.
Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?
Nous avons été convaincus par sa facilité d’utilisation, la gratuité pour les fournisseurs, et toutes les fonctionnalités permettant un suivi rigoureux des fournisseurs. Cette solution nous permet justement d’avoir une vision globale des dossiers. Le système exécute des relances automatiques pour les dossiers incomplets.
Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?
Dans un premier, nous avons choisi un panel de 200 fournisseurs ; un courrier leur a été adressé avec leur identifiant. Nous avons dû cependant procéder à des relances car certains fournisseurs ne comprenaient pas l’intérêt de notre demande.
Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien?
La solution nous a apporté un vrai gain de temps et une réduction des tâches administratives pour notre équipe. Les systèmes d’alertes et de relances nous rassurent également ; pas d’oubli possible. La simplicité d’utilisation de l’outil est également appréciable.
Quels sont selon vous les avantages de la solution e-Attestations pour votre entreprise ?
Cela nous a permis de réduire les coûts pour les relances, nous avons également gagné en productivité et, enfin, nous avons la garantie d’être en conformité par rapport à la réglementation.
En comparant aux autres offres du marché, quels sont selon vous les principaux facteurs différenciant de la solution e-Attestations ?
La gratuité pour les fournisseurs et la qualité des prestations commerciales (accompagnement, support, écoute) sont un vrai atout.
Recommanderiez-vous la solution autour de vous ?
Oui, sans problème.
Pensez-vous que la solution soit adaptée uniquement à un profil d’entreprises particulier ? Ou est-elle suffisamment flexible pour être adoptée par tout type d’entreprises ?
Peut-être faudrait-il l’adapter pour les auto-entrepreneurs, start-up et TPE.
Si vous deviez résumer e-Attestations en une phrase ?
e-Attestations est une solution simple et rapide pour « suivre » un fournisseur.
Quels sont les mots-clés que vous associez naturellement à la solution e-Attestations ?
Simplicité, rapidité et souplesse.
