Permettre aux entreprises d’appréhender la dématérialisation

Hervé Robert, chef du service Marchés du Départements de la Vendée, nous explique comment les outils e-Attestations permettent aux entreprises d'appréhender concrètement la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. 

Une solution pensée pour la dématérialisation des procédures

Nous sommes persuadés que la dématérialisation va être une source d’opportunités pour les entreprises qui candidatent à des marchés publics, en sécurisant les procédures de passation de marchés.

C’est pourquoi nous essayons d’être moteur sur ce sujet.

Si nous poussons les entreprises de la région, elles pourront profiter d’un coup d’avance pour s’ouvrir au marché européen.

C’est aussi pour cette raison que nous avons demandé à être testeur du DUME (Document Unique de Marché Européen), dont nous avons anticipé la mise en place. Le DUME va montrer son intérêt aux entreprises qui vont l’adopter.

Mais il est nécessaire que les entreprises se préparent pour anticiper les échéances à venir. Nous les incitons à aller dans ce sens pour que ça se passe plus facilement au 1er octobre.

Au sein du Département de la Vendée, 75% de nos offres se font déjà de manière électronique.

Nous utilisons beaucoup le service MPS (Marchés Publics Simplifiés) par exemple. Et le fait qu’il existe une passerelle entre la solution e-Attestations et le MPS est un atout important.

Depuis la mise en place de la solution e-Attestations nous offrons un service qui permet aux entreprises d’appréhender concrètement la dématérialisation.

L’objectif est toujours de faciliter les échanges avec les entreprises, et e-Attestations aura un rôle à jouer à ce propos, notamment en organisant la communication entre les différentes plateformes.

Organiser et faciliter la collecte des documents fournisseurs

Avant d’opter pour la solution e-Attestations, la collecte des documents fournisseurs se faisait de façon assez artisanale.

Nous procédions surtout par courrier pour récupérer les pièces des attributaires avant de mettre les marchés en signature. Il en allait de même pour les pièces nécessaires au suivi du marché.

Le principal problème que nous rencontrions c’est que nous sollicitions plusieurs fois une même entreprise pour les mêmes documents. Il n’y avait pas de mutualisation entre nos différents services

Avec notre profil d’acheteur, on nous a proposé un premier système informatique qui n’était pas assez abouti et qui présentait trop de limites : des documents pas à jour ou qui provenaient d’entreprises pas concernées, pas de date de fin de marché...

Un homologue du Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Vendée m’a parlé d’e-Attestations dont la solution semblait tout à fait correspondre à nos attentes pour faciliter et organiser la collecte des documents fournisseurs.

Nous recherchions quelque chose de simple, qui soit facile d’accès et intuitif, car nous avons plusieurs utilisateurs au sein de plusieurs services.

Nous souhaitions aussi aller plus loin sur certains sujets que nous n’avions pas les moyens de traiter, comme le contrôle des travailleurs étrangers ou la veille juridique et financière des entreprises qui peuvent connaître certaines difficultés…

Nous avons pu développer la vision complète des possibilités offertes pour que l’outil, et notamment son architecture, pour qu’il nous convienne parfaitement.

L’automatisation mise en place avec la plateforme e-Attestations facilite notre travail de collecte et de contrôle, notamment parce que la mutualisation permet un gain de temps important.

La relation avec les fournisseurs est plus simple, car plus fluide grâce à la plateforme. Nous sommes également plus sereins juridiquement car nous avons la certitude de l’authenticité des documents disponibles.

Globalement, nous avons gagné en efficacité pour nous concentrer sur d’autres tâches.

En savoir plus sur le service Marchés du Département de la Vendée

Le service Marchés du Département de la Vendée est chargé de gérer l’ensemble de la passation des marchés publics qui font l’objet d’une mise en concurrence pour un montant supérieur à 25000 €.

Pour les marchés inférieurs à 25000€, les services sont libres de les gérer. Cependant, en cas de mise en concurrence avec publicité, nous vérifions les procédures et nous effectuons un contrôle pour nous assurer de leur conformité.

En tant que chef du service, j’encadre une équipe d’une dizaine d’agents : des juristes chargés de monter les procédures, et des personnes qui s’occupent du suivi des marchés contractualisés.